Todos pasamos más tiempo en nuestro espacio laboral que en casa. Si nos es necesario tener una casa limpia y organizada, es obvio que tener una oficina ordenada nos ayudará a trabajar mejor.

¿Sabías que, al igual que la casa, mucha gente juzga a sus compañeros de trabajo sobre cómo mantienen su espacio laboral y oficina? Si bien no debemos dejarnos influenciar sobre lo que piensan los demás, cuando esas otras personas son clientes o jefes, es necesario tener un espacio de trabajo que cree una buena impresión. Hoy hablaré de cómo realizar una limpieza en poco tiempo que te ayudará no solo a tener una oficina limpia sino que además te ayudará a trabajar mejor.

Papeles y más papeles

Para empezar, no te pongas a organizar los papeles. Todos tenemos muchos. Escoge una zona de tu oficina y durante la limpieza, ve poniendo todos los papeles que encuentras allí. Si encuentras cosas que sabes que directamente van a reciclar, ponlas en otro sitio o en el cubo de reciclar. Los demás, puedes ir cruzándolos en distintas direcciones para que no se te mezclen en una sola pila. Nada más, porque lo que más hay en nuestras oficinas es papeles y por eso es mejor dejarlos para el final.

A tu alcance 

Mira tu escritorio delante de ti. Examina las cosas que hallas al alance de tu mano objetivamente. ¿Cuáles son las que usas constantemente? Un par de bolis y un lápiz, el bloc de notas, el calendario… decide cuáles son las cosas que deben estar al alcance de la mano. Todo lo demás lo puedes guardar a una distancia ajustada al uso que haces de ellas. Por ejemplo, clips, cinta adhesiva, grapadora, esas cosas pueden ir al cajón que tienes más a mano.

El cajón que tienes más a mano 

Todos tenemos ese cajón, y muchos de nosotros lo tenemos patas arriba. Si eres de esos/as, ese es el primer sitio que debes organizar. Tira/recicla los bolis y materiales que no funcionan o no usas. Si tienes cosas repetidas: por ejemplo, yo soy experta en coleccionar cajas de grapas porque siempre acaban al final del cajón y cuando necesito nuevas siempre voy buscando a otro sitio. Si el tuyo es un caso parecido ¿Por qué no ayudar a tus compañeros y devolverlas a la zona de suministros comunes? Te ahorrarás espacio y ayudarás a los demás.

Plantéate ordenar este cajón cada par de meses. No solo te ahorraré espacio para poder guardar más cosas, te permitirá encontrarlas más fácilmente.

Organiza tu espacio 

Piensa en tus funciones laborales y divídelas en secciones; si te ayuda, escríbelas. Ahora examina tu espacio laboral e intenta crear una zona para cada función. Esto te permitirá saber dónde guardar las cosas a partir de ahora. Además -lo más importante- podrás encontrarlas fácilmente cuando las necesites.

Las tres bandejas 

Conviene acostumbrarse a separar el trabajo en cosas por leer, cosas por hacer, y cosas para archivar, porque son tres pasos que siempre vamos a tener. Y si tienes una bandeja o una serie de cajones dedicados a cada uno de estos pasos, siempre encontrarás lo que buscas.

Una zona de transición 

Considera la posibilidad de tener un cajón, estante o cesta de archivo temporal para manejar la marea de cosas que llegan a tus manos. Habrán veces que no podrás hacerlo todo en un día, o una semana. Si tienes un sitio para poner el correo no importante, la prensa de tu sector, o carpetas de proyectos pendientes, lo tendrás todo a mano. Mientras tanto, tu espacio permanecerá organizado y guardado.

Una vez sorteados estos espacios, es el momento de echarse a sortear la pila de papeles que he mencionado al principio, donde has ido poniendo todo.

Ajustes ergonómicos 

Ahora es el mejor momento para asegurarte de ajustar tu equipo para tu comodidad y salud. ¿Tienes el ratón, el teclado bien situado para trabajar y escribir no solo con comodidad pero manteniendo una postura sana? ¿Y tu silla? Si trabajas de pie en una estación portátil, las distancias y ángulos de tus brazos, muñecas y codos deben ser equivalentes a los de un escritorio donde te sientas.

Desinfectar 

Todos traemos gérmenes de fuera y la oficina es un sitio donde se acumulan asiduamente. Conviene tener a mano un spray desinfectante para limpiar las superficies con un paño suave de vez en cuando.

La ropa de la calle

¿Tienes chaquetas que guardas en la oficina, ropa para los días casuales, y chaquetas que te quitas cuando llegas de la calle? Si no tienes un gancho o lugar designado fuera de la vista para colgarlos/guardarlos, aprovecha ahora para pensar en una solución.

Y ahora echemos un vistazo a tu otro espacio laboral: el ordenador.

El fondo de pantalla 

Aprovecha que estás en ello para organizar los iconos de pantalla, crear carpetas, ya sean de apps o de documentos y archivos, para guardar las cosas que sea más fácil encontrar lo que buscas. Los archivos y fotos que ya no usas y que no tienes guardar, al cubo de basura y ¡a vaciarlo!

Ya que estás, es buen momento para desfragmentar el disco rígido de tu ordenador. Cuando usas tu equipo contantemente, guardas cosas, actualizas otras, creas secciones donde los datos se ven doblados, triplicados. Son datos redundantes que ocupan espacio y suelen hacer que los procesos del ordenador, con el tiempo, sean más lentos. La desfragmentación consiste en analizar todos los datos y borrar las redundancias; eso libera espacio y recursos. Es un proceso que lleva tiempo, así que deja esto para el final de tu limpieza informática.

El correo electrónico 

El correo electrónico no es una lista de cosas que hacer. Del mismo modo que divides tu oficina en secciones dependiendo de tus funciones, divide tu bandeja de correo electrónico.

De ser posible, crea una carpeta para cada tema, y dentro de ella carpetas de para leer, para hacer, y archivo.

Sobre esos mensajes borrados 

Todos tenemos correos de hace años en nuestros ordenadores. Cosas completamente inútiles que no borramos sencillamente porque no se nos ocurre, y porque solemos pensar que no hace daño a nadie. Si eres usuario/a de un servicio de correo electrónico donde los datos no son guardados en tu equipo sino en una nube: OneDrive, Outlook Online, Gmail, todos estos son servicios nube, es un craso error pensar que no dañan a nadie.

Los servicios nube mantienen constantemente copias 100% redundantes de todos tus archivos. Para hacerlo, están usando servidores construidos de materias primas que emiten CO2  y usan cantidades ingentes de energía. Cada dato cuesta dinero; pensar “ah pero todos los datos de los demás están ahí así que da igual” no es correcto. Cada dato tiene coste individual y si quieres ayudar al planeta y tu entorno, acostúmbrate a archivar correos si te son necesarios (el archivo no solo sirve para liberar espacio en tu equipo, sino también en los servidores en línea). Todo lo demás es bueno borrarlo.

¡Feliz primavera!